Aktiviteter

Aktiviteter är ett sätt att gruppera medlemmar som skall betala ett engångsbelopp för någonting i grupper. Det kan t.ex. vara kurser, evenemang, fester, tillställningar eller vad som helst som man skall fakturera gruppvis. En aktivitet behöver heller inte ha ett pris, går lika bra att hålla reda på avgiftsfria grupper.

Det går att fakturera alla deltagare i en aktivitet samtidigt, men det går också att fakturera enskilda deltagare vid olika tillfällen.

Vyn Aktiviteter finns i undermenyn Medlemmar. I vyn visas en listan med de aktiviteter som är aktuella just nu. När en aktivitet inte är aktuell längre kan man arkivera den så att listan med aktiviteter hålls kort och relevant.

Aktiviteter

Arkiverade aktiviteter

Då en aktivitet inte är aktuell längre kan man arkivera den. På detta sätt håller man listan med aktiviteter relevant. En arkiverad aktivitet går inte längre att fakturera eller ändra. Deltagarna kan man se, men inte ändra på. Man kan dock skapa en ny aktivitet baserad på en tidigare, även en arkiverad. Detta är behändigt då t.ex. en terminsbaserad grupp skall faktureras och deltagarna är i stort sett samma under båda terminerna.

Markera kryssrutan Visa arkiverade aktiviteter för att visa även de arkiverade aktiviteterna. Välj den aktivitet som skall användas som bas och klicka på Kopiera i övre fliken. Det skapas nu en identisk kopia för aktiviteten där samma deltagare är med. Den enda skillnaden är att denna nya kopia inte är fakturerad så det går bra att redigera den och skapa nya fakturor från den.

Lägga till en ny aktivitet

Välj Lägg till från övre fliken och följande ruta visas.

Lägg till en ny aktivitet
  • Namn är namnet på aktiviteten.
  • Beskrivning är en fritextbeskrivning av aktiviteten, den syns inte till deltagarna.
  • Produkt kan väljas från listan genom att klicka på den, då öppnas det upp alla aktiva produkter som finns i föreningens Membra. Ifall produkten inte finns från tidigare kan man använda genvägen Lägg till Produkt i övre fliken. Då öppnas fönstret för att lägga till en produkt och efter att produkten sparats föreslår Membra den nya produkten automatiskt till aktivitetens produkt. En aktivitet måste vara kopplad till en produkt eftersom redovisningskoderna från produkten krävs för att faktureringen skall bli rätt.
  • Priset är vad medlemmarna skall betala för aktiviteten. Det går även att ange individuella priser för deltagarna efter att de är tillagda. Detta gör man genom att öppna upp deltagarlistan för aktiviteten, och klicka på Ändra detaljer i övre fliken.

Efter att all information är ifylld går det att välja Spara. Nu hittas den nya aktiviteten i listan och det går att lägga till deltagare till den.

Ändra aktivitet

Om man ändrar priset på en existerande aktivitet, kommer priset inte som standard att ändras på de nuvarande medlemmarna. Om man vill att allas priser kommer att ändras, kryssar man i kryssrutan Uppdatera alla deltagares pris.

Detta kommer att ändra på samtliga deltagares priser, även om de har haft ett skilt pris insatt.

Fakturera en aktivitet

En aktivitet kan faktureras på olika sätt. Om alla deltagare skall faktureras på en gång markerar man rätt aktivitet i vyn och klickar sedan på Fakturera-knappen i den övre fliken. Då öppnas ett normalt faktureringsfönster där aktiviteten är förvald.

Skapa faktura för alla deltagare i aktiviteten

Genom att ge fakturadatum, förfallodatum, fakturatext och sedan klicka på Skapa, kommer Membra att starta ett bakgrundsjobb som skapar alla fakturor på en gång. Då bakgrundsjobbet är klart kommer användaren att få ett meddelande om det. Detta meddelande hittas i övre högra hörnet av webbläsaren.

Vill man fakturera deltagare en och en, görs detta i vyn Deltagare genom att välja en deltagare och sedan klicka på Faktuera-knappen i övre fliken.

Deltagare

De som deltar i en aktivitet hanteras i vyn Deltagare. Knappen för deltagare finns i den övre fliken i aktivitetsvyn. Här lägger man till och tar bort deltagare. Det är också här som man sätter individuella priser på enskilda deltagare samt fakturerar enskilda deltagare.

Feedback