E-fakturering

Då en förening ska börja skicka e-fakturor måste man först göra ett avtal med sin bank. Efter det skall ett fakturerarmeddelande skickas till banken där grunduppgifter om föreningen som fakturerare anges. I Membra kan man skapa detta fakturerarmeddelande, läs hur man gör i artikeln Fakturerarmeddelande. Ifall föreningen skapar fakturerarmeddelandet med ett annat program, måste faktureringsgrunden sparas i Membra för att få informationen att stämma med e-fakturorna skapade i Membra. Faktureringsgrunden är en numerisk kod som sparas i föreningsuppgifterna. Gå till Inställingar -> Föreningsuppgifter, välj Ändra uppgifter och spara faktureringsgrunden i fältet Faktureringsgrund (e-faktura).

För att kunna skicka e-fakturor från Membra måste man först veta mottagarens e-fakturaadress. För företag är denna publik och finns ofta publicerad på deras hemsidor eller i faktureringsmaterial, men för konsumenter måste föreningen få ett tillstånd av medlemmen för att kunna skicka e-faktura. Privatpersoner kan i sin egen nätbank godkänna föreningen som e-fakturerare och då får föreningen personens e-fakturaadress från banken som ett mottagarmeddelande. Alternativt kan medlemmen själv meddela sin e-fakturaadress till föreningen efter godkännandet i banken. E-fakturauppgifterna sparas på medlemskortet (respektive kundkortet) under fliken Fakturering och i fälten för e-fakturaadress. Se bild för exempel:

Det är viktigt att välja ifall medlemmen är en konsument (privatperson) eller ett företag eftersom e-fakturan skapas lite olika beroende på typen.

Efter att föreningen har gjort avtal med banken och skickat in sitt fakturerarmeddelande kommer medlemmar att få ett alternativ att byta till e-faktura då de betalar en vanlig referensbetalning till föreningen. Oftast brukar det stå något i stil med "Vill du i fortsättningen ha e-fakturor av denna fakturerare?". Medlemmen skall då fylla i ett korrekt referensnummer eller fakturanummer och ger därmed lov att föreningen i fortsättningen kan skicka e-fakturor. E-fakturaadresserna för de medlemmar som gett detta lov kan föreningen ladda ner från sin nätbank eller bankprogram i XML-format, de kallas mottagarmeddelanden.

Läs mer om hur man läser in dessa mottagarmeddelanden i Membra här: Mottagarmeddelanden.

Sändning av e-fakturor

För att skicka e-fakturor använder man samma Skicka och skriv ut-funktion som finns för fakturor sedan tidigare.

För de fakturor i utskicket där medlemmen eller kunden har en e-fakturaadress sparad, kan man skriva ut dem som e-fakturor. I praktiken får man då en XML-fil (som heter membra.finvoice.xml) där e-fakturinformationen är inkluderad. Denna fil laddar man upp i sin nätbank eller bankprogram och banken sköter sedan distributionen av e-fakturorna.

Fakturor utskrivna som e-fakturor visas i vyn E-fakturafiler. I samma vy hanteras retursvar från banken gällande skickade e-fakturor. Vyn hjälper med att tolka innehållet i retursvarsfilen samt med att göra de ändringar som krävs för att skicka e-fakturan på nytt. Läs mer om ämnet i artikeln E-fakturafiler