Fakturering

Faktureringsfunktionen i Membra är kraftfull och kan spara mycket arbete för föreningen. Det går t.ex. att skapa fakturor med en blandning av momspliktiga och icke momspliktiga produkter.

De flesta fakturor baseras på en eller flera produkter. Medlemsfakturan är den enda som är speciell eftersom Membra håller reda på vilka medlemmar som har fått en medlemsfaktura för den aktuella perioden och vilka som ännu inte är fakturerade eller krediterade. På detta sätt går det mycket lätt att både fakturera alla medlemmar på en gång, samt ifall det antagits nya medlemmar i föreningen under den aktuella perioden.

Membra räknar med att medlemsavgiften faktureras en gång per period.

Vyn Fakturor finns i undermenyn Fakturering. Här finns de flesta funktioner som har med fakturering att göra:

  • Söka fakturor
  • Generell funktion för att skapa fakturor
  • Utskrift och sändning av fakturor som e-fakturor, med e-post eller med vanlig post
  • Kreditering
  • Fakturahistorik
Fakturavyn

Olika faktureringssätt möter olika behov

I grunden finns det fyra olika sätt att fakturera på i Membra.

  • Skapa en faktura åt gången. Det går bra att fakturera enskilda medlemmar eller kunder, läs mer om detta i artiklarna Försäljning till medlem eller kund eller Skapa enskild medlemsavgiftsfaktura.
  • Fakturera en viss grupp samtidigt. Aktiviteterna är perfekta för att få många fakturor för samma sak skapta samtidigt. Läs gärna mer i artikeln Aktiviteter.
  • Massfakturering. Då alla medlemmar skall få en faktura för t.ex. medlemsavgifterna sköter Membra om jobbet. Läs mera i kapitlet nedan eller i artikeln Skapa medlemsavgiftsfakturor.
  • Import av fakturaunderlag. Denna metod stöder fakturering där fakturorna skall bli på olika slutsummor eller basera sig på en uträkning. Man gör uträkningarna och formlerna i Excel och sedan går det enkelt att importera fakturaunderlaget till Membra för att skapa fakturor av det. Läs gärna mer i artiklarna Import av fakturor och Import av försäljningar.

Skapa fakturor

Med knappen Skapa i övre fliken går det enkelt att sköta undan en stor fakturering på en gång, t.ex. medlemsavgifterna för perioden.
Då man klickar på knappen öppnas ett fönster där basen för faktureringen görs:

Skapa fakturor

Genom att endast markera Medlemsavgifter kommer Membra att kolla igenom tidigare fakturor och alla medlemmar som inte har fakturerats för sin medlemsavgift för innestående period kommer att få en faktura skapt enligt den medlemsavgift personen är inlagd på. Ifall man även markerar Inkludera medlemsavgifter = 0 kommer de personer som har en medlemsavgift på noll euro även att få fakturor skapta. Observera att det då skapar fakturor som har summan 0 euro för dessa personer.

Då man markerar Aktiviteter kommer Membra att skapa fakturor för alla aktiviteter som ännu inte är fakturerade.

Ifall man markerar Försäljningar kommer Membra att skapa fakturor för alla försäljningar som är gjorda med betalningssättet Faktura men inte ännu fakturerade.

Ifall man markerar Träningsperiod måste man välja vilken period som skall faktureras. Membra kommer endast att fakturera en medlem (som skall få träningsfaktura) en gång per träningsperiod och summan räknas ut på basis av medlemmens ålder och de olika träningsavgifter som är grundade.

Ifall man markerar Hamnplatser, kommer Membra att skapa fakturor för alla hamnplatsbokningar som inte ännu har fakturerats.

Ifall man markerar Inkludera innestående belopp, kommer Membra först att använda en medlems innestående till att betala fakturan. Om inneståendet inte räcker att täcka hela fakturan, får medlemmen en faktura på det resterande beloppet. Det går att få fram en lista på all innestående som finns i föreningen med rapporten Innestående (Rapportering -> Ekonomiska rapporter -> Innestående).


Efter att man markerat de alternativ som skall faktureras för skall man ge fakturadatum, förfallodatum och en valfri fakturatext.

Då allt är valt och datum givna, kan Skapa knappen väljas. Observera att det inte finns någon ångra-knapp efter att fakturorna har skapats, utan de måste krediteras en åt gången så det lönar sig att vara noggrann med vad man fyller i.

Ifall man vill fakturera t.ex. nya medlemmar mitt i en period går det mycket lätt att bara upprepa stegen för medlemsfaktureringen och på så sätt få alla nya medlemmar fakturerade (även deras anslutningsavgift ifall en sådan har antecknats på medlemskortet). Eftersom Membra endast skapar en medlemsfaktura per period så kommer endast de medlemmar som inte är fakturerade eller krediterade att få en medlemsfaktura då man kör Skapa fakturor med Medlemsavgifter markerade. Det finns alltså ingen risk att man skapar dubbla fakturor med medlemsavgift till en medlem.

Ifall man vill skapa en enskild faktura för en produkt skall man gå till Medlemmar sidan och söka fram medlemmen man vill fakturera (eller respektive Kunder och söka fram rätt kund). Sedan väljer man Fakturera från övre fliken. Läs mera i artikeln Försäljning till medlem eller kund

Ifall man vill faktura en enskild Aktivitet går det att läsa mer om det i artikeln Aktiviteter.

Påminnelser

Läs mer om påminnelser i artikeln Påminnelser.

Utskrift och sändning

När en faktura har skapats finns det i Membra flera olika sätt att ordna med leveransen till mottagaren:

  • Man kan skicka den med post. Det finns en inbyggd funktion som sänder fakturan för utskrift, kuvertering och leverans med vanlig post.
  • Man kan skicka den till mottagaren som en pdf-bilaga i ett e-postmeddelande, och även lägga till en annan bilaga i utskicket
  • Man kan skapa en e-fakturafil som man skickar till förmedlare
  • Man kan själv skapa en pdf-fil som man skriver ut och sedan levererar t.ex. med posten.

Läs mer i artikeln Skicka fakturor.

Kreditering

Om man konstaterar att en faktura (helt eller delvis) inte skall betalas skall man kreditera så att Membra inte tror att det finns en fordran på en medlem eller kund.

Läs mer om kreditering i artikeln Kreditera en faktura.

Fakturahistorik

För varje faktura som skapas håller Membra en logg över var som sker med fakturan. Det är en lista i kronologisk ordning som t.ex. vem som skapat fakturan och när det gjordes.

Fakturahistorik

Feedback