Rutin för hämtning av referensfiler från banken

Det är viktigt att man har en rutin för vad man gör med filerna som hämtas från banken. Vissa bankprogram kan skriva över en fil som hämtats tidigare utan att meddela om det. Om det sker kan man lätt missa att i Membra registrera betalningar som gjorts.

Ett exempel på en bra rutin, som även fungerar om det inte är samma person som hämtar filer från banken och registrerar betalningar i Membra, beskrivs nedan.

När man hämtar en fil från banken gör man följande:
- Spara filen till en katalog som alltid används för detta. Katalogen kan exempelvis ha namnet referensfiler.
- Döp omgående om den hämtade filen till ett namn som inte riskerar att upprepas senare. En bra metod är att lägga in datum i namnet. Filen som kommer från Ålandsbanken kan exempelvis ha namnet viites.aab. Om man hämtar filen den 8 januari 2015 döper man om den till viites.20150108.aab. På detta sätt riskerar man inte att få flera filer med samma namn. Dessutom kan man utläsa på namnet vilken dag man hämtade filen.
- Notera att datumet är i formatet ÅÅÅÅMMDD. Genom att använda detta format kommer filerna att listas i kronologisk ordning.
- Läs in filen i Membra. Detta beskrivs i detalj nedan.
- Efter att filen är inläst i Membra flyttar man den till en katalog där man arkiverar filen. Katalogen kan exempelvis ha namnet referensfilerarkiv. Syftet med att flytta filen till en annan katalog är att man alltid kan se om det finns filer som inte är inlästa i Membra.

Följer man denna rutin kan man utgå från att de filer som finns i katalogen referensfiler inte är inlästa.

Denna rutin eliminerar även följande möjlighet till problem:
Vissa bankprogram kontrollerar om det redan finns en fil och lägger i så fall till de nya transaktionerna till den existerande filen. Detta kan ställa till oreda om man läser in en sådan fil eftersom vissa transaktioner kanske redan blivit inlästa.

Feedback