Import av försäljningar

Med hjälp av import av försäljningar går det att göra upp en försäljningslista själv och sedan importera den in i Membra, som skapar försäljningarna automatiskt. I fall som t.ex. då specialrabatter skall tas i beaktande eller summan är beroende på någon formel så är det lättare att göra upp en lista på försäljningsrader i Excel (eller motsvarande produkt) än att skapa enskilda försäljningar via Membras gränssnitt. Eller då det behövs många liknande försäljningar som kanske skall med på medlemsfakturan.

Förberedelser

Import av försäljningar behöver följande fem kolumner (i samma ordning som nedan) i en CSV (Comma Separated Values) fil för att kunna generera försäljningarna. En rad för varje försäljningsrad.

  • Medlemsnummer (mottagaren)
  • Produktnummer (för redovisningens skull)
  • Försäljningens text (vad det skall stå på fakturaraden)
  • Antal (kan även vara negativt om det är fråga om en rabatt)
  • Summa (måste alltid vara ett positivt tal)

Medlemsnumren finns från förut i Membra, så de går att exportera till Excel från Rapportgeneratorn. På så sätt kan man även bestämma vilken grupp av medlemmar som skall vara mottagare - är det sedan en tagg, sektion eller aktivitet.

Ifall det är båtar som skall utgöra grunden för försäljningarna så behöver man medlemsnumret för endast fakturamottagaren. I Rapportgeneratorn får du fram en ägare genom att lägga till filtret: Fakturamottagare = Ja.

Produktnumren i Membra hittas under Försäljning -> Produkter. Ifall det inte finns en lämplig produkt från tidigare måste man först skapa en ny före importen kan ske. Det behövs en produkt för att redovisningen för försäljningarna ska gå rätt till.

Textraden är försäljningens beskrivning som får fritt formuleras, håll den dock kort så att den ryms på en eventuell faktura.

Här är ett exempel uppställt i Excel. Denna kan sparas som CSV genom Spara som funktionen i programmet.

Exempel på importfil för fakturering

Föra över filen till Membra

Importen sker från Import -> Försäljningar och rutan ser ut enligt följande:

Importera försäljningar

Klicka på Bläddra-knappen för att välja CSV-filen som skall importeras. Ange rätt försäljningsdatum.

En granskning av importfilen sker då filen laddas upp. Ifall filen är korrekt går det att importera alla försäljningar till rätta medlemmar för ett angivet datum. Detta är en nyttig funktion ifall föreningen vill faktura medlemsavgifter och samtidigt inkludera en ytterligare försäljning för alla medlemmar. Öppna försäljningar kan då importeras och sedan tas med i en senare fakturering.

Med hjälp av rapporten Försäljning kan man lista alla ofakturerade försäljningar, på detta sätt kan man granska och se att allt blev rätt. Förstås går det också att gå till en av medlemmarna och se i deras försäljningslista. Från sidan Medlemmar sök fram en medlem (som fanns med i importfilen). Välj raden så att den blir blå och klicka på knappen Försäljning i blåa menyn. Här ser vi nu en försäljning som är av typen Faktura och har status Ofakturerad.

Använda de importerade försäljningarna

För att skapa fakturor av de importerade försäljningarna går man till Fakturering -> Fakturor och väljer Skapa fakturor. Här kan man välja vilka andra områden skall faktureras på samma gång. Vanliga val är medlemsavgifter + försäljningar + ta innestående i beaktande.

Ange rätt fakturadatum, förfallodatum och fakturatext och klicka på Skapa. Sök sedan på t.ex. fakturadatum för att hitta alla fakturor. Läs gärna mer om att Skicka fakturor

Feedback