Komma igång

Kontoinställningar och användare


På Administrationssidan kan du lägga till, radera eller ändra användare som skall kunna logga in till Membra. Mer om användarhantering hittar du i artikeln Användarhantering.

Startsidan

Då du första gången öppnar Membra kommer du att se en startsida. Startsidan visar vilka steg som är gjorda och vilka som ännu är ogjorda i Membra. Startsidan visas normalt även följande gånger du loggar in till Membra och detta går att välja bort genom att ta bort krysset i "Visa denna sida nästa gång du loggar in".

Startsidan (Klicka på bilden för att förstora den)

Bankkonto


Lägg in föreningens bankkonto genom att klicka på knappen "Gå till inställningarna" under rubriken Bankkonton, eller navigera i menyn till Inställningar - Bankkonton. Välj Lägg till-knappen och fyll i grunduppgifterna för kontot. Som redovisningskonto kan ges bokföringskontot eller sedan en text som går att använda som igenkänning i bokföringsrapporterna. Ifall redovisningskoden lämnas tom här går det inte att få en rapport på alla transaktioner för detta bankkonto så det lönar sig att lägga någon kod som bankkontot kan kännas igen med.

Ifall föreningen har flera bankkonton i bruk rekommenderas det att fylla i alla i Membra. På detta sätt kan inkomna betalningar registreras i Membra även för de övriga kontona och bokföringen underlättas med färdiga rapporter från Membra.

Det går att välja vilket eller vilka bankkonton som skrivs ut på fakturorna med Skriv ut på faktura fältet.

Momskoder


Ifall er förening endast använder sig av momsfri försäljning behöver ni inte lägga upp några momskoder. Ifall er förening använder sig av momspliktig försäljning, lägg då till de respektive momskoderna via Lägg till-knappen. Du kommer till momskoderna genom att klicka på "Gå till inställningarna" under rubriken Momskoder eller navigera i menyn till Inställningar - Momskoder.


Redovisningskonton

Redovisningskontona används i Membra för att separera alla transaktioner och genom dessa går det att få noggranna redovisningsrapporter. För att lägga till redovisningskonton i Membra, klicka på "Gå till inställningarna" under rubriken Redovisningskonton eller navigera i menyn till Inställningar - Redovisning.

Redovisningskonton

I ovanstående figur visas ett exempel på hur man kan lägga upp dem. Alternativt kan man direkt lägga in de bokföringskonton som används.

Produkter

Produkterna i Membra utgör grunden för redovisningen eftersom varje produkt kan ha sitt eget redovisningskonto. Varje försäljning eller faktura baserar redovisningsuppgifterna på produkterna. För att lägga till produkter i Membra, klicka på "Gå till inställningarna" under rubriken Produkter eller navigera i menyn till Försäljning - Produkter. Välj Lägg till-knappen för att lägga till nya produkter.

Lägg till produkt

Produktnummer måste vara en unik kod och kan bestå av både siffror och bokstäver, undvik mellanslag. Typen skall vara annat än Medlemsavgift på alla produkter förutom medlemsavgiften (vilket det endast skall finnas en produkt för). Använd till betalning-kruxet skall vara valt för de produkter som skall användas. Redovisningskonto del 1, 2 och 3 går fritt att använda för att definiera hur pengarna skall redovisas. I exemplet är t.ex. 2020 bokföringskonto och 4012 kostnadsställe.

Medlemsavgifter

Alla de olika medlemsavgifter som föreningen använder sig av skall läggas in i Membra. Gör detta genom att klicka på "Gå till inställningarna" under rubriken Medlemsavgifter eller navigera i menyn till Inställningar - Medlemsavgifter.

Lägg till de olika medlemsavgifter som föreningen använder sig av genom Lägg till-knappen.

Lägg till medlemsavgift

Produkten skall vara den produkten som har typen Medlemsavgift. Ifall medlemsavgiften inte skall ta åldern i beaktande, t.ex. kallade medlemmar eller ständiga medlemmar, lämna fälten Ålder och Åldersbaserad avgift tomma.

För varje medlem som matas in i Membra väljer man sedan vilken medlemsavgift den skall få och då perioden byts kommer Membra att ta i beaktande de medlemmar som skall byta avgift. Läs mera om periodbytet i artikeln Periodbyte.

Import

I Membra går det att importera medlemmarna själv, detta genom knappen på Startsidan eller navigera i menyn till Import - Medlemmar.

För att kunna importera medlemmar in i Membra måste filen vara sparad i formatet csv. Det går att spara en Excel-fil i csv format.

Fölande kolumner måste anges i rätt ordning:

  • Medlemsnummer
  • Förnamn
  • Efternamn*
  • Kön (M,K,O)*
  • Födelsetid om kön=M eller K (DD.MM.YYYY)
  • Gatuadress*
  • Postnr*
  • Postadress*
  • Land
  • Telefon (alla tecken, t.ex. 358401234567)
  • Epost
  • Anslutningsdatum (DD.MM.YYYY)*
  • Anslutningsavgift (belopp)
  • Medlemsavgift (namn)
  • Ständig medlem (årtal)
  • C/o-adress
  • Organisationsnummer (om kön = O)

Kolumnerna med * är obligatoriska. En granskning av importfilen sker vid samband av importen. Det går att välja ifall de existerande medlemmarna skall bli kvar eller raderas vid samband av importen.

Företagsnamn anges under efternamn och har O som kön. Produkt måste anges därför att om någon medlemsavgift avviker måste en ny skapas, denna nya sätts till pris 0.
Alla medlemmar kommer att få sin status som aktiv.

Föreningens grunduppgifter

Navigera i menyn till Inställningar - Föreningsuppgifter och klicka på Ändra uppgifter-knappen i övre fliken.

Föreningsuppgifter

Ovanför visas ett exempel för en påhittad förening. Fyll i er förenings grunduppgifter.

E-post adressen är den som kommer synlig på bl.a. fakturor och rapporter, E-postavsändare adressen är den e-postadress som används då e-post skickas från Membra.

Uppdatera avgifter fältet skall vara vald ifall föreningen har medlemsavgifter som är åldersbaserade, t.ex. att en medlem byter från junior till senior medlem vid 18 års ålder.

Referensnr. prefix fältet kan användas ifall alla fakturor gjorda i Membra skall ha något visst prefix.

Varningsbelopp är då saldot för en medlem skall visas med röd font. Detta är saldot som syns i Detaljer-rutan på Medlemmar sidan.

Feedback