Manuella betalningar

Betalningar som registreras för hand kallas manuella betalningar. Vanligtvis är detta betalningar som inte gjorts med referens och som avläses från ett utskrivet kontoutdrag. Vyn Manuella betalningar finns i undermenyn Betalningar.

Manuella betalningar

Först väljer man vilket betalningssätt som använts. Det kan vara antingen till ett bankkonto, kontant, kuponger, med ett bankkort eller med ett kreditkort.

Sedan väljer man det datum betalningen gjorts.

Dessa två värden är viktiga för att Membra skall veta hur de bokföringstransaktioner som skapas i bakgrunden skall se ut.

När dessa är valda söker man upp den faktura som betalningen gäller. Det går inte att registrera betalningar i Membra utan att det finns en faktura att koppla betalningen mot. Sökning kan göras på fakturanummer eller fakturamottagare (förnamn eller efternamn).

Om den inbetalda summan stämmer överens med det obetalda beloppet på fakturan väljer man faktura i listan genom att markera i kryssrutan längst till vänster på raden. Man kan markera flera fakturor på samma gång. När man markerat de fakturor som skall registreras som betalda klickar man på knappen Registrera uppe i den övre fliken. De markerade betalningarna kommer nu att bokas.

Avvikande betalning

Om den inbetalda summan inte stämmer överens med det obetalda beloppet har man en avvikande betalning. Denna hanteras genom att man klickar på raden och sedan klickar på knappen Hantera avvikande betalning uppe i den övre fliken.

I dialogen som visas anger man först det belopp som betalats in. Detta görs i fältet "Betalning" i dialogen. Beroende på om beloppet är större än eller mindre än det obetalda beloppet på fakturan kommer olika alternativ att bli tillgängliga längst ner i dialogen.

Om det avvikande beloppet är större än fakturans återstående summa (överbetalning) har man fyra alternativ:

  • Registrera avvikelsen som en gåva
    Då kommer fakturan att markeras som betald och avvikelsen bokas på föreningens gåvokonto (bokföringskontot)
  • Registrera avvikelsen som innestående
    Då kommer fakturan att markeras som betald och avvikande summan sparas som ett innestående belopp för medlemmen eller kunden. Detta innestående går sedan att använda som rabatt eller avdrag på nästa faktura.
  • Registrera avvikelsen som återbetald
    Ifall avvikelsen har betalts tillbaka till medlemmen eller kunden markerar man här vilket datum man har gjort återbetalningen. Detta för att få redovisningen för bankkonto att stämma.
  • Registrera avvikelsen på produkt
    Då kan du välja vilken produkt avvikelsen ska registreras på. I listan visas produkterna enligt produktnummer.
Registrera avvikande betalning som är högre än fakturan

Om det avvikande beloppet är mindre än fakturans återstående summa (underbetalning) har man tre olika alternativ:

  • Registrera avvikelsen som en rabatt
    Då kommer fakturan att markeras som betald och avvikelsen bokas på föreningens rabattkonto (bokföringskontot)
  • Registrera avvikelsen som delbetalning
    Då kommer fakturan att förbli öppen med en delbetalning.
  • Använd innestående
    Ifall medlemmen har ett innestånde saldo från tidigare kan man utnyttja det för att gottgöra för avvikelsen.
Registrera avvikande betalning som rabatt

Det kan finnas flera orsaker till att beloppet avviker:

  • betalaren har betalat fel belopp (antingen medvetet eller i misstag)
  • betalaren har betalat en del av fakturan
  • en påminnelseavgift har betalats tillsammans med fakturabeloppet
  • betalaren har betalat samma faktura två gånger

Feedback