Medlemmar

Medlemmar

Grunden i Membra är medlemsregistret. Där samlas alla medlemmar i föreningen, oavsett om det handlar om personer, företag eller andra organisationer. En medlem har alltid ett medlemskap i föreningen. För medlemskapet betalar medlemmen möjligtvis en årlig avgift till föreningen.

Det finns även möjlighet att hålla register över icke medlemmar som föreningen har kontakt med. Dessa samlas i kundregistret.

Det går att spara mycket information om varje medlem, men bara ett fåtal fält är obligatoriska.

Det finns ett antal grundläggande begrepp när det gäller medlemmar som är viktiga:

Medlemsstatus

Medlemsstatus anger vilken status medlemskapet har och kan vara en av följande:

  • Ansökt
    Detta är en person/organisation som är registrerad i Membra, men ännu inte är medlem. Det går enkelt att godkänna eller förkasta en ansökan då föreningen fattat beslut om medlemsansökan.
  • Aktiv
    Detta är den normala status som de flesta medlemmar har. Dessa är de enda medlemmar som syns i registret i "vardagligt arbete" och är de enda som betalar en medlemsavgift. Det är endast aktiva medlemmar som man kan ändra uppgifter om i registret. Det enda undantaget till detta är just fältet Medlemsstatus. På så sätt kan en f.d. medlem som blir medlem igen ändras till aktiv igen. Då behöver man inte registrera medlemsuppgifterna på nytt.
  • Inaktiv
    En inaktiv medlem är en medlem som tidigare varit aktiv. Kan även kallas "före detta medlem" eller "utskriven medlem". Det skall inte förväxlas med passiv medlem som vissa föreningar har. I Membra har passiva medlemmar status=Aktiv och en särskild medlemsavgift. De Inaktiva medlemmarna sparas i bakgrunden av Membra och är ett bra sätt att hålla kvar information om utskrivna medlemmar om de i ett senare skede vill återuppta medlemskapet i föreningen.
  • Avliden
    Vissa föreningar hedrar avlidna medlemmar och sparar därför information om dem. Vissa uppgifter används även för föreningens historik.

Medlemsavgift

Medlemsavgiften (medlemskategorin) används för att bestämma vad respektive medlem skall betala i avgift till föreningen. Vilken medlemsavgift en medlem betalar kan antingen vara fast eller åldersbaserad.

En fast avgift används t.ex. för medlemmar som alltid tillhör samma grupp, t.ex. hedersmedlemmar.

En åldersbaserad avgift används för medlemmar som byter kategori baserat på deras ålder. För dessa beräknar Membra varje år i vilken grupp en medlem skall vara (och således vilken avgift de skall betala). Detta används t.ex. i föreningar som har juniorer som byter till ungdomar, som byter till vuxen vid en viss ålder.

Medlemsavgiften är ett av fyra grundläggande sätt att gruppera medlemmar i Membra. De resterande är Sektion, Aktivitet och Tagg.

Korrespondens

Det går att spara en logg på den korrespondens man haft med en medlem. Funktionen finns uppe i den blå balken bakom knappen Korrespondens på Medlemssidan. Alla användare med rättigheter kan fylla i meddelanden för någon medlem och det går också att lägga till en bilaga. Korrespondens kan utnyttjas till t.ex. för avtal som är uppgjorda mellan föreningen och medlemmen eller sedan bara för att dokumentera överenskommelser eller annan relevant information.

Händelser

Alla ekonomiska händelser som gäller en medlem samlas i funktionen Händelser. Funktionen finns i bakom knappen Händelser i den blå meny högst uppe. Här visas alla ekonomiska transaktioner som skett mellan medlemmen och föreningen. Längst ner visas medlemmens saldo just nu, d.v.s. om medlemmen är skyldig föreningen pengar eller inte. Det går att skriva ut fakturakopior eller kreditera öppna fakturor. En felaktigt registrerad betalning tas även bort här.

Händelserutan för en medlem

I listan med händelser visas texten med rött om det gäller en faktura som har förfallit.

Fakturera enskild medlem

Denna funktion används för att fakturera en enskild medlem för något som det finns ett underlag för i systemet. Detta inkluderar medlemsavgift för aktuell period, försäljningar, hamnplatser, aktiviteter samt träningsavgifter. Om medlemmen har ett innestående belopp kan detta användas för att minska fakturabeloppet. Funktionen finns i den blå balken bakom Fakturera.

Feedback