Påminnelser

Funktionen för att skapa och skicka påminnelser finns på sidan Fakturering -> Påminnelser. En påminnelsefaktura är en kopia av originalfakturan, med skillnaden att det står Påminnelsefaktura och förfallodatumet har ersatts med texten Genast.

Dessutom tas mottagarens senaste adressuppgifter från medlems- eller kundregistret, till skillnad från en PDF-utskrift av en faktura där den alltid är samma som vid tidpunkten då den skapades.

För att skapa påminnelsefakturor börjar man med att välja de fakturor som skall påminnas. Följande sök- och filtreringsmetoder ges:

  • Förfallodatum
  • Sök på förfallodatumet. Alla öppna fakturor med detta förfallodatum eller tidigare tas med i sökresultaten.

  • Antal påminnelser
  • Sök på de påminnelser som har skickats ut ett visst antal gånger.

  • Ignorera påminnelsedatum
  • Ta bort de öppna fakturor från sökresultatet som har detta specifika påminnelsedatum.

  • Sök enbart medlemsavgifter
  • Endast de öppna fakturor som är medlemsavgifter kommer med i sökresultatet.

De fakturor som skall påminnas lägger man ett kryss i rutan, det går att använda hjälpknapparna Markera, Avmarkera för att få alla eller inga fakturor valda.

Skapa påminnelsefakturor

I fallet ovan skulle sökresultaten återge alla öppna fakturor med förfallodatum 7.12.2020 eller tidigare, där påminnelser redan har skickats ut 3 gånger. Alla påminnelser som skickats ut den 7.12.2020 ignoreras.

Endast de fakturor som har ett kryss i rutan kommer att ingå i påminnelsefaktureringen.

Markera de öppna fakturor från listan, som du vill skicka påminnelsefakturor till

Tips! Gör så här för att markera många rader på en gång. Klicka en gång på första raden som skall väljas, håll sedan ner SHIFT-tangenten och klicka på den sista raden som skall väljas. Nu är även de rader som kommer i mellan blåmarkerade. Klicka på Markera-knappen och alla blåa rader får ett kryss i rutan.

Det går också att använda CTRL-tangenten för att markera flera, samt att trycka med musen och dra en rektangel som markerar alla fakturor i det skapade fältet.

Då listan är korrekt och de fakturor som skall påminnas är markerade (kryss i rutan), kan en påminnelsetext ges som kommer att skrivas ut efter den ursprungliga fakturatexten. Påminnelsetexter kan sparas för användning vid senare tillfälle genom Spara-knappen. Sedan kan man ge en påminnelseavgift som läggs på summan för varje faktura.

Observera att påminnelseavgiften inte ökar på medlemmens eller kundens skuld utan endast skrivs ut på påminnelsefakturan. På detta sätt går det att boka de påminnelseavgifterna som gåvor då de har betalts och då endast den förfallna fakturan betalts så är alla skulder strukna.

Påminnelsefakturorna går att skrivas ut till PDF eller skickas till postning genom Membra. För utskick med post debiteras en avgift som användaren godkänner vid utskicket. I artikeln Skicka fakturor beskrivs det i mera detalj hur postningen sker.

Skicka fakturor med post

OBS. Ifall fler än 50 påminnelsefakturor skrivs ut till PDF kommer det att skötas som ett bakgrundsjobb. Till användaren innebär detta endast att jobbet kommer att ta en aning längre att slutföras.

Bakgrundsjobbmeddelandet hittas bakom klockan då jobbet är klart

Samlingspåminnelse

Det går även att skriva ut ett brev där en medlem eller kunds alla obetalda fordringar listas. Denna rapport kommer man åt från medlemmens eller kundens Händelser-kort. Klicka på knappen Obetalda fakturor för att öppna en PDF som ser ut enligt följande mall:

Sammanställning av en medlems alla obetalda fakturor

Detta är inte en likadan påminnelse som de beskrivna ovan, utan ett sätt att sammanställa en medlem eller kunds alla obetalda fakturor på ett ställe. Rapporten har mottagarens adress uppe till vänster, så den passar i ett fönsterkuvert ifall man vill skicka det per post. Rapporten tar eventuella delbetalningar i beaktande genom att visa både fakturans ursprungliga belopp och det utstående saldot. Föreningens bankuppgifter tas från inställningarna på samma sätt som för fakturor eller påminnelsefakturor.

Denna rapport sparar inget datum för utskrift och det finns inte möjlighet att lägga till en påminnelseavgift.

Feedback