Påminnelser

Funktionen för att skapa och skicka påminnelser finns på sidan Fakturering -> Fakturor. En påminnelsefaktura är en kopia av orginalfakturan, med skillnaden att det står Påminnelsefaktura och förfallodatumet har ersatts med texten Genast. Dessutom tas mottagarens senaste adressuppgifter från medlems- eller kundregistret, till skillnad från en PDF-utskrift av en faktura där den alltid är samma som vid tidpunkten då den skapades.

För att skapa påminnelsefakturor väljer man Påminnelseförslag från menyn uppe i blåa balken. Då öppnas ett fönster där man börjar med att välja de fakturor som skall påminnas.

Skapa påminnelsefakturor

Det går att söka alla förfallna fakturor eller endast medlemsfakturorna och bland sökresultatet går det ännu att välja bort fakturor. De fakturor som skall påminnas lägger man ett krux i rutan, det går att använda hjälpknapparna Markera samtliga, Avmarkera samtliga för att få alla eller inga fakturor valda. Endast de fakturor som har ett krux i rutan kommer att komma med i påminnelsefaktureringen. Ifall en faktura innehåller en fakturarad som består av en medlemsavgift till en icke-aktiv medlem kommer en varningstriangel att visas.

Tips! Gör så här för att markera många rader på en gång. Klicka en gång på första raden som skall väljas, håll sedan ner SHIFT-tangenten och klicka på den sista raden som skall väljas. Nu är även de rader som kommer i mellan blåmarkerade. Klicka på nu Markera-knappen och alla blåa rader får ett kryss i rutan.

Då listan är korrekt och de fakturor som skall påminnas är markerade (kryss i rutan), kan en påminnelsetext ges som kommer att skrivas ut efter den ursprungliga fakturatexten. Påminnelsetexter kan sparas för användning vid senare tillfälle genom Spara text-knappen. Sedan kan man ge en påminnelseavgift som läggs på summan för varje faktura.

Observera att påminnelseavgiften inte ökar på medlemmens eller kundens skuld utan endast skrivs ut på påminnelsefakturan. På detta sätt går det att boka de påminnelseavgifterna som gåvor då de har betalts och då endast den förfallna fakturan betalts så är alla skulder strukna.

Påminnelsefakturorna går att skrivas ut till PDF eller skickas till postning genom Membra. För utskick med post debiteras en avgift som användaren godkänner vid utskicket. I artikeln Skicka fakturor beskrivs det i mera detalj hur postningen sker.

Skicka fakturor med post

OBS. Ifall fler än 50 påminnelsefakturor skrivs ut till PDF kommer det att skötas som ett bakgrundsjobb.

Bakgrundsjobb för att skriva ut påminnelsefakturor

Själva PDF-filen laddar du ner då meddelandet om att jobbet är klart dyker upp. Klicka på Rapport-knappen i det öppnade meddelandet.

Bakgrundsjobbmeddelande då jobbet är klart

Samlingspåminnelse

Det går även att skriva ut ett brev där en medlem eller kunds alla obetalda fordringar listas. Denna rapport kommer man åt från medlemmens eller kundens Händelser-kort. Klicka på knappen Obetalda fakturor för att öppna en PDF som ser ut enligt följande mall:

Sammanställning av en medlems alla obetalda fakturor

Detta är inte en likadan påminnelse som de beskrivna ovan, utan ett sätt att sammanställa en medlem eller kunds alla obetalda fakturor på ett ställe. Rapporten har mottagarens adress uppe till vänster, så den passar i ett fönsterkuvert ifall man vill skicka det per post. Rapporten tar eventuella delbetalningar i beaktande genom att visa både fakturans ursprungliga belopp och det utstående saldot. Föreningens bankuppgifter tas från inställningarna på samma sätt som för fakturor eller påminnelsefakturor.

Denna rapport sparar inget datum för utskrift och det finns inte möjlighet att lägga till en påminnelseavgift.

Feedback