Skicka fakturor

Från Membra kan man alltid avgiftsfritt skriva ut fakturor till PDF-filer. Dessa fakturor passar i fönsterkuvert och kan hanteras eller postas som normalt.

För att spara tid och energi har vi tagit fram tre ytterligare metoder för att skicka fakturor. Dessa består av e-faktura, e-postfaktura och postning. Det finns ingen mängdbegränsning för dessa metoder, går lika bra att skicka 1 som 1 000 fakturor på en gång.

För att kunna skicka e-fakturor krävs det att föreningen har gjort avtal med sin bank om e-fakturering och medlemmar eller kunder har en e-fakturamottagaradress sparat i sina uppgifter. Läs gärna mer i artikeln E-fakturering.

För att kunna skicka e-postfakturor krävs det att medlemmar har alternativet Vill ha e-postfaktura valt i sina uppgifter (bredvid e-postfältet på medlemskortet) och föreningen har en e-postavsändaradress sparad i föreningsuppgifterna.

Alla fakturor går att skicka till postning även ifall de också skulle kunna skickas med ovannämnda metoder.

Själva utskicket

Efter att alla fakturor som skall skickas är skapta, gör en sökning på sidan Fakturor så att de finns med i sökresultatet. Ifall alla fakturor som är idag skapta skall skickas, välj dagens datum som sökkriterium för fältet Fakturadatum.

Då alla fakturor som skall skickas är med i sökresultatet, klicka på knappen Skicka. Utskicksfunktionen tar alltid alla fakturor som är med i sökresultatet, därför är det viktigt att försäkra sig om att alla som skall skickas verkligen är listade.

Dialogen för att skicka och skriva ut fakturor

I detta exempel finns det 1 st faktura som kan skickas som e-faktura, 26 fakturor där medlemmen vill ha dem som e-post och resten går bra att skicka med post.

Börja med e-fakturorna, genom att klicka på Skapa e-faktura och följande dialog öppnas:

Skicka e-fakturor

Kostnaden för e-fakturan berättas och genom att klicka på Fortsätt godkänns den av användaren. I nästa steg laddar man ner en e-fakturafil i finvoiceformat. Denna fil innehåller all information som banken behöver för att distribuera e-fakturorna. Ladda upp filen i bankprogrammet eller nätbanken som materialöverföring.

Nu är vi tillbaka till Skicka och skriv ut-dialogen och man kan se att de fakturor som kunde skickas som e-fakturor är skickade. Nästa steg är att skicka e-postfakturorna. Klicka på Skicka e-post och följande dialog öppnas:

Skicka fakturor med e-post

Det går att lägga till en bilaga till e-postfakturan ifall ni har behov av att skicka med ett brev till mottagarna. Varje mottagare kommer att få ett e-postmeddelande med sin faktura i PDF och eventuell bilaga. Beroende på medlemmarnas språkval skickas ett e-post på svenska, finska eller engelska. Ifall det finns svenska, finska och engelska mottagare i urvalet får man möjligheten att ladda upp bilagan på de respektive språken. Mottagarna ser inte varandra och som avsändare står den e-postadress som är sparad i föreningens uppgifter. Ifall de svarar på e-postfakturan kommer meddelanden till er förenings normala e-postprogram (inbox).

Nu är vi igen tillbaka till Skicka och skriv ut-dialogen och man kan se att fakturorna som kunde skickas ut som e-post är skickade. Till sist finns endast de oskickade fakturorna och dessa skickar vi med post genom knappen Skicka post.

Skicka fakturor med post

I denna dialog kan man välja mellan 1:a eller 2:a klass porto samt om fakturan skall skrivas ut som svartvit eller med färg. Även här kan man lägga till en bilaga (PDF, max fem sidor) på respektive språk. Kostnaden för postningen visas i realtid och godkänns av användaren då man väljer Skicka. Klockan 11.00 varje morgon åker postningar vidare till utskrift och sedan till posten för leverans. Fakturorna är framme hos mottagarna enligt postens tidtabell och porto.

Efter att fakturorna är skickade till postning är vi en sista gång tillbaka till Skicka och skriv ut-dialogen och vi ser att det inte längre finns någon faktura kvar att skicka, d.v.s. alla har skickats på ett sätt eller annat. Det går bra att stänga dialogen.

Alla fakturor är hanterade och sända

Utskicksloggar

I efterhand kan man granska postningar och e-postfakturorna från utskicksloggarna.

Från Utskick -> Postningar ser man en lista över alla postningar. Det går även att radera ett utskick som inte ännu gått till utskrift, d.v.s. före klockan 11. Från Utskick -> E-post ser man utöver vanlig e-postkommunikation även de skickade -epostfakturorna.

Feedback